Skip to main content

How To Reduce Credit Card Processing Fees

Credit cards may be a useful way for media companies to obtain prepayment for advertising fees and collecting on sales efforts. But they have a way of eating into the bottom line, and processing the charges can be time consuming. Raycom Media found a way to reduce its interchange transaction fee charges by providing its credit card companies with additional data about its customers.

Credit cards have become a very useful tool for credit and collections managers. Advertisers can make a down payment on an ad buy using their company credit card, which spares both parties from the time and paperwork often required for cutting a check.

In addition, collection managers can often get a partial or full payment on the balance of a past-due account while they are on the phone with the customer. In fact, a growing number of TV stations have incorporated credit card payments into their online customer relations portals.

But what TV stations and other media providers don’t like are the added costs associated with accepting credit card payments. While the easiest solution would be to create a surcharge that would pass the burden along to the customer, most credit card companies explicitly forbid the practice and threaten to de-authorize any company that attempts the pass-through.

That’s not to say there aren’t ways to reduce the impact of credit card fees. For instance, the finance department at Raycom Media has found a way to reduce its fees by an average of $10,000 per month.
“Credit cards may be a useful way for media companies to obtain prepayment for advertising fees and collecting on sales efforts. But they have a way of eating into the bottom line, and processing the charges can be time consuming,” observes Sherry Spivey, a regional hub credit and collection manager for Raycom Media.

Spivey was a member of a team within Raycom Media that found a way to realize that savings of more than $120,000 per year in credit card service fees. In an article appearing in the current issue of MFM’s The Financial Manager magazine she shares their strategy.

The team zeroed in on an opportunity to reduce its interchange transaction fee charges by providing its credit card companies with additional data about its customers.

“This extra information allowed us to move up most of our transactions from what MasterCard and Visa call ‘Level I’ to the much more cost effective ‘Level II’ or ‘Level III’ payment tiers if a commercial, corporate, purchasing, business or government card was used,” Spivey says.
She went on to explain the difference in the three tiers:
  • Level I, which is generally used for business-to-consumer transactions, requires only the date, merchant name and transaction amount to complete processing of the transaction.
  • In addition to the Level I data, Level II requires a tax amount, customer code, merchant postal code, tax identification number as well as merchant and state codes. Both Level I and Level II card data can be submitted using any method available to process card transactions.
  • Level III transactions require even more detailed data, “similar to line items on an invoice,” Spivey notes. In addition to the data required for Level I and II processing, Raycom would need to include item product codes, descriptions, quantities, tax rate as well as the postal codes for the shipping address and destination address. In addition, Level III transactions must be processed using a Web-based virtual terminal or PC-based software program certified to process the additional data for settlement.
While moving up to Level II or III would provide the savings the company wanted, it needed to determine the other direct and indirect costs that could be associated with the effort.

“We discovered that although our current credit card processing provider could support Level II and III transactions, its method of doing so would create a data-entry burden for the staff members handling the transactions. The vendor could not provide any customized automation of the data elements by default,” Spivey says.

Since its existing vendor didn’t provide an easy method for obtaining the additional data that would be required for the cost-saving Level II and Level III transactions, it identified and evaluated other card-processing vendors that could supply an automation solution for populating the required data fields. Any new vendor would also need to meet the company’s reporting requirements and make the transition as seamless as possible by “limiting the learning curve” for staff members.

The research paid off. “After an extensive evaluation, we selected a vendor that could meet our needs and provide efficiencies to support a change,” Spivey says. Better still, the company exceeded its savings goal. In the first month, the company experienced a cost savings of $11,500, with 98% of transactions qualifying for the best rates. In the months following, its savings averaged “just over” $10,000 per month, with 97% of credit card transactions qualifying for the reduced rate.

But these results may not be the same for everyone. “The key is to review your business practices and determine what’s feasible, from the standpoint of cost savings and the productivity of your staff members. Thoroughly investigate options available and work to turn the changes you envision into reality,” Spivey reminds TFM readers.

If you would like to learn more about Raycom’s credit card payment initiative, a copy of Spivey’s article is currently available on MFM’s website.

Credit Card payments will also be one of the featured topics at the upcoming BCCA Media Credit Seminar, which will be held on Tuesday, Nov. 12, at the McGraw-Hill Building in New York City. The session will be led by Michelle Powell, VP of corporate development, Lenexus LLC, a wholesale credit card services provider that works with national and state-wide associations.

he BCCA Credit Seminar will also feature:
  • A discussion of the economic outlook for 2014 by Richard Hastings, macro strategist for Global Hunter Securities LLC.
  • An update on legal issues, including recent bankruptcies, presented by Wanda Borges, attorney/partner, Borges & Associates; Bruce Nathan, attorney/member, Lowenstein Sadler PC; and Ken Rosen, partner, Lowenstein Sadler PC.
  • A discussion of the Barter Process led by Stuart Raskin, SVP corporate finance, Active International.
  • A presentation on using financial statements in the credit department, by Wendi Rosenblatt, director of financial planning and analysis for Hearst Television.
  • An interactive discussion of agency processes with panelist Bill Paladini, CFO of JL Media; Kevin McEvoy, CFO, PHD; Kathleen Bishop, director, finance shared services at OmnicomMediaGroup and David King, CFO, Sherwood Trading Group;
  • We will also provide an overview of EMCAPP — The Electronic Media Credit Application EDI.
In addition to these formal sessions, the event will serve as an opportunity for media credit professionals and executives from across the country to come together and share ideas and best practices for the changing media credit and collections function. The seminar will feature a closing reception that is open to reception-only registrants as well as our seminar attendees. More information about the seminar and an online registration may be found on BCCA’s website: www.bccacredit.com.

As the example of Sherry Spivey’s article demonstrates, learning from the lessons of our peers can save steps in researching, implementing and optimizing money-saving initiatives. The members of BCCA, the media industry’s credit association, are looking forward to sharing their insights on other similar opportunities at our upcoming Seminar; we hope you can join us. As Spivey concluded in her article “You never know what you might find out you didn’t know.”





Popular posts from this blog

Почему инженеры электросвязи становятся продажниками

Давно предупреждал инженеров электросвязи - если вы не развиваетесь, то рано или поздно превратитесь либо в дворника, либо в ассенизатора. О чем не предупреждал, каюсь, - так это о том, что локальный апокалипсис наступит прямо сейчас. Взять, например, сетевых инженеров  Ростелекома, которые бодро так искали, кого ещё подключить к интернету последние пару недель в Сочи и в Адлере. Скажете, инженеров заставляют работать продажниками - произвол и несправедливость? Лично я в этом совершенно не уверен. Чтобы было сразу понятно, о чем речь, готов проиллюстрировать свою мысль как работодатель. Мы ведь имеем здесь потенциальный конфликт в отношениях между работником и Ростелекомом , верно? И пока возмущенная общественность твердо стоит на стороне работника, предлагаю посмотреть чуть шире — не со стороны работодателя даже, а так, сбоку. Давайте возьмем, например, меня — типичного работодателя. Так случилось, что на меня работает некоторое количество весьма лояльных и толковых людей, ч

Как работает банк со своими корреспондентами по SWIFT

Итак, наш банк имеет открытые корреспондентские счета в США (CITIBANK N.A. NEW YORK), в Европе (VTB BANK DEUTSCHLAND AG), в России (Промсвязьбанк Москва и Собинбанк Москва). Соответственно, все расследования по платежам происходят через эти банки согласно  установленным корреспондентским отношениям с использованием соответствующих форматов SWIFT MT-195/295, MT-196/296, MT-199/299 и MT-192/292 Кроме прямых корреспондентских отношений с банками, нашим банком установлены отношения и с другими финансовыми организациями через процедуру обмена ключами, что даёт возможность использовать SWIFT-форматы МТ-195, МТ-196 и МТ-199 для проведения процедуры расследования по стандартным платежам и платежам с покрытием: - DEUTSCHE BANK TRUST COMPANY AMERICAS USA - COMMERZBANK AG Germany - CITIBANK N.A. London - CITIBANK N.A. Brussels - BANQUE DE COMMERCE ET DE PLACEMENTS S.A. Geneva - NORVIK BANKA JSC  LV - ABLV BANK AS  LV В среднем процедура расследования занимает от 3 до 14 дней (е

Как найти реального заливщика

Своего первого реального заливщика, который показал мне как можно скачать деньги в интернет с банковских счетов, я нашел случайно, когда еще трудился в Укртелекоме сменным инженером немного подрабатывая продавая трафик налево , но потом этот человек отошел от дел в связи со слишком уж скользкой ситуацией в данной сфере, и я решил поискать партнера на форумах, разместив рекламу на трёх электронных досках объявлений. Честно говоря поначалу даже был готов сразу закинуть 500 000 гривен в Гарант, но потом призадумался, а стоит ли? Ко мне начал обращаться народ обращается разных категорий 1. Дебильная школота, которая что-то любит повтирать про свою серьезность и просит закинуть 10 000 USD им на Вебмани в качестве аванса  2. Реальные мэны, которые  льют сразу большую сумму по SWIFT  без разговоров про гарантии и прочую шнягу, но после того, как им отдаёшь нал, они сразу пропадают, суть данных действий я так и не понял. зачем пропадать, если всё прошло гладко? 3. Мутные личност

Залив на карту без предоплаты по SWIFT или SEPA

В последнее время наблюдается такая ситуация, что нальщиков и дропов на рынке много, а адекватных заливщиков , можно сказать, совсем нет. Например, один мой хороший знакомый, имеющий свой собственный офшор, работает с заливщиками на условиях партнерства, предоставляя им трафик и взамен получая 20% от поведенных транзакций на свой счет в офшорном банке. Мне он рассказал по большому секрету, как такое ему удается, а начинал он как и все с малого - продажи дебетовых карт и игре на рынке FOREX . Просто так искать Заливщиков на различных форумах, посвящённых обналу и отмыванию денег - достаточно муторное и нудное занятие, потому как после общения с десятым по счету заливщиком, начинаешь понимать, что просто так на карты и счета никто лить не будет. Однако моему другу попался один довольно интересный вариант - Заливщик предложил сделать перевод в размере 375 000 EUR по SEPA  в день предоставления готового к работе счета и активной системы Multihomed AS . Остальные предлож

М9 - точка обмена трафиком • Московский INTERNET EXCHANGE • MSK-XI

Вот так всё начиналось Изначально был всего один провайдер - Релком. Не было конкурентов - не было проблем. Рунет еще делал свои первые шаги, и все русскоязычные ресурсы были сосредоточены в одном месте. Позже Релком развалился на Релком и Демос, стали появляться другие провайдеры. Рунет тем временем подрос и... распался на множество отдельных сетей-сегментов, контролируемых разными провайдерами. Разумеется, конечные пользователи имели доступ ко всем ресурсам рунета, но прямого взаимодействия между провайдерами не было. Поэтому трафик шел с сервера одного провайдера по огромной петле через Америку, потом Германию, и только потом возвращался на сервер другого провайдера. Имела место неоправданная потеря и в скорости, и в деньгах. Пока трафик был незначительным, это мало кого волновало, но интернет бурно развивался, трафик по рунету стремительно увеличивался, и в один прекрасный день крупные провайдеры Москвы (по сути, Демос и Релком) сели друг напротив друга и решили, что им надо нал

Как заработать на AdSense в 2023 году

 Если у Вас уже имеется полностью активированная учётная запись, но с доходом как-то не очень... - мы можем предоставить Вам трафик на взаимовыгоных условиях для его дальнейшей монетизации Наши условия Вас приятно удивят  Для начала работы Вам нужно будет добавить в свою учётную запись сайт по предоставленному шаблону в формате текст с одной картинкой 320 х 250 на страничке и с кодами двух объявлений. Принимаются все домены, кроме .ru. С платформами видеохостинга и монетизации видеоконтента мы не работаем, текст может быть абсолютно любой, абсолютно по любой теме на ваше усмотрение, но не рекомендуем его полностью копировать с широкоизвестных ресурсов - за это можно улететь в бан, даже после двух - трёх лет нашей совместной работы. Пробный пакет трафика мы предоставляем бесплатно в размере €50, далее работаем по предоплате из расчёта 50/50. То есть при авансе в €100 вам отгружается пакет трафика на €200. При исчерпании пакета отгрузка трафика приостанавливается. Трафик преимущественно